Bí quyết từ “Vị Giám Đốc Hiệu Quả”: Làm sao để luôn Đúng Giờ và Đúng Mục Tiêu?

Bạn đã bao giờ rơi vào cảnh đêm trước kỳ thi mới bắt đầu thức trắng để học bài? Hay trong công việc, bạn liên tục trễ hạn vì mải mê làm những việc lặt vặt trước khi chạm tay vào nhiệm vụ chính? Thậm chí với gia đình, bạn đã bao giờ lỡ hẹn với con cái chỉ vì tự nhủ "đợi thêm một thời gian nữa cũng chẳng sao", để rồi hối tiếc khi nhìn chúng trưởng thành mà thiếu vắng kỷ niệm bên cha mẹ?

Đó chính là căn bệnh "nước đến chân mới nhảy" – một hình thức phủ nhận thực tế mà nhân vật Bob trong cuốn sách "Vị Giám Đốc Hiệu Quả" đã mắc phải. Bob là một trưởng phòng kinh doanh tại Algalon Micro, nhưng phong cách làm việc cập rập của anh đã dẫn đến hậu quả nghiêm trọng: giao hàng trễ 2 ngày, đánh mất một khách hàng lớn vào tay đối thủ và làm công ty tổn thất 200.000 đô la. Đứng trước nguy cơ bị sa thải, sếp của anh – Dave – đã trao cho anh một cơ hội cuối cùng kèm theo lời khẳng định: "Hiệu suất làm việc là yếu tố hoàn toàn có thể cải thiện nếu có thiện chí". Hành trình thay đổi của Bob bắt đầu khi anh gặp "Giám đốc Hiệu quả" và tiếp nhận Chiến lược 3P.

1. Priority – Xác định thứ tự ưu tiên đúng đắn

Lý do khiến những người trì hoãn thường thất bại không phải vì họ không làm việc, mà vì họ làm những việc không quan trọng trước khi bắt tay vào việc quan trọng. Giám đốc Hiệu quả đã dạy Bob rằng: "Mọi vấn đề của con người đều liên quan đến niềm tin". Nếu bạn tin rằng việc đọc mọi tờ báo là quan trọng hơn việc quản lý quy trình, bạn sẽ luôn trễ hạn. Để giải quyết sự chậm trễ, chúng ta cần phân loại công việc dựa trên Sơ đồ 4 loại công việc:

| Loại công việc | Đặc điểm và Ví dụ thực tế | Cách xử lý |
| :— | :— | :— |
| Muốn và bắt buộc | Cấp bách và mang lại giá trị cao nhất. (Ví dụ: Giám đốc Hiệu quả gặp Bob để huấn luyện). | Cần giải quyết ngay lập tức. |
| Không muốn nhưng bắt buộc | Những nghĩa vụ cần thiết dù không mang lại sự phấn khích. (Ví dụ: Việc phải dừng xe đổ xăng khi kim báo cạn). | Thực hiện sớm để tránh gián đoạn. |
| Muốn nhưng không bắt buộc | Liên quan đến sở thích cá nhân. (Ví dụ: Đi chơi gôn sau giờ làm việc). | Chỉ làm khi đã hoàn thành các việc bắt buộc. |
| Không muốn và không bắt buộc | Những việc gây lãng phí thời gian. (Ví dụ: Đọc các tạp chí không liên quan đến chuyên môn). | Mạnh dạn loại bỏ hoặc giao thác. |

Giám đốc Hiệu quả nhấn mạnh rằng, sự trì hoãn thực chất là một hình thức "phủ nhận thực tế". Bà chia sẻ câu chuyện đau lòng về người cha của mình: ông đã phủ nhận những cơn đau bụng dữ dội trong suốt một năm vì chủ quan và bộn bề công việc. Khi ông đến bệnh viện thì đã quá muộn – ông qua đời vì ung thư dạ dày giai đoạn cuối. Câu chuyện là minh chứng đắt giá: Sự Ưu tiên không chỉ giúp giải quyết công việc tồn đọng mà còn giúp chúng ta tránh được những hối tiếc không thể sửa chữa trong cuộc sống.

2. Propriety – Làm những việc đúng đắn

Sau khi đã biết cách sắp xếp ưu tiên, Bob lại đối mặt với một câu hỏi hóc búa hơn: Làm thế nào để đảm bảo chất lượng của những ưu tiên đó? Đó là lúc Propriety (Chuẩn mực) xuất hiện. Chuẩn mực không chỉ là đạo đức, mà là kim chỉ nam để hành động đúng đắn. Để đạt được sự chuẩn mực, hành động của bạn cần đáp ứng 6 tiêu chí:

• Làm với lý do chính đáng.
• Làm với con người phù hợp.
• Làm vào thời điểm thích hợp.
• Làm theo trình tự hợp lý.
• Làm với tất cả sự nhiệt tâm.
• Làm với mong muốn đạt được kết quả cao nhất.

Hãy nhìn vào tấm gương của những hành khách trên Chuyến bay 93 ngày 11/9/2001. Họ đã làm việc đúng đắn với lý do chính đáng (cứu hàng ngàn sinh mạng), phối hợp với những người phù hợp (những hành khách dũng cảm), vào thời điểm thích hợp và trình tự hợp lý để ngăn chặn thảm họa. Hay như Martin Luther King, ông sẵn sàng bước ra khỏi vùng an toàn, chấp nhận hy sinh vì một lý do chính đáng là sự bình đẳng.

Để tự đánh giá tính Chuẩn mực trong mỗi quyết định, hãy áp dụng Phương pháp Đánh giá Đạo đức:

1. Tính pháp lý: Việc này có vi phạm luật pháp hay quy định công ty không?
2. Sự công bằng: Việc này có đem lại lợi ích lâu dài cho các bên liên quan không?
3. Cảm nhận bản thân: Bạn có tự hào nếu gia đình biết việc bạn đã làm không?

3. Commitment – Sự tận tâm (2P + 1C)

Chữ P cuối cùng trong chiến lược thực chất là một chữ C đầy sức nặng: Commitment (Sự tận tâm). Công thức đột phá này được viết là 3P = 2P + 1C. Việc sử dụng chữ C nhằm nhấn mạnh rằng: "Sự tận tâm là ranh giới giữa việc tìm lý do biện minh và việc hoàn thành mục tiêu bằng mọi giá". Nếu chỉ dừng lại ở mức "quan tâm", bạn sẽ luôn có lý do để trễ hẹn.

Chìa khóa của sự tận tâm nằm ở thông điệp: "Hãy biết ước mơ". Trong sách, câu chuyện về bác tạp vụ chỉ học hết lớp bốn nhưng ngày ngày đều ghi lên bảng dòng chữ sai lỗi chính tả: "HÃY BIẾT ƯỚC MƠ" đã khơi nguồn cảm hứng cho bao thế hệ học sinh. Khi bạn biết mình thực sự muốn gì và tại sao, bạn sẽ không còn trì hoãn. Một nhà quản lý Đúng giờ và Đúng mục tiêu cần hướng sự tận tâm vào:

• Niềm tin và sự liêm chính (Điểm tựa khi công việc gặp khó khăn).
• Gia đình (Ưu tiên hàng đầu để không phải hối tiếc như Bob khi suýt bỏ lỡ buổi múa của con gái Michelle).
• Các tiêu chí chuẩn mực và lý tưởng sống.

Bí mật bổ sung: Sức mạnh của từ “Không”

Một nhà quản lý hiệu quả phải hiểu rằng: Nói "Không" là để bảo vệ sức mạnh cho những từ "Có" quan trọng nhất. Nếu bạn luôn nói "Có" với mọi yêu cầu vụn vặt để làm hài lòng người khác, từ "Có" của bạn sẽ chỉ còn mang nghĩa "Có thể". Khi bạn biết từ chối những việc không nằm trong mục tiêu và ước mơ của mình, bạn mới thực sự bảo vệ được sự Tận tâm dành cho những ưu tiên chuẩn mực.

Lời kết: Hành trình trở thành phiên bản hiệu quả hơn

Chiến lược 3P (Priority, Propriety, Commitment) đã biến đổi hoàn toàn cuộc đời Bob. Từ một người đứng trước bờ vực bị sa thải, Bob không chỉ cứu vãn được sự nghiệp mà còn trở thành người kế nhiệm vị trí Giám đốc Hiệu quả tại Algalon Micro. Anh đã học được cách cân bằng giữa việc đạt doanh số và việc về nhà đúng giờ để chăm sóc vợ con, bởi anh hiểu rằng hiệu suất không phải là làm việc nhiều hơn, mà là làm những việc đúng đắn một cách tận tâm nhất.

Hành trình để trở nên Đúng giờ và Đúng mục tiêu bắt đầu từ chính niềm tin của bạn hôm nay. Hãy xác định lại ưu tiên, giữ vững chuẩn mực và thực hiện ước mơ của mình. Đừng quên ghé thăm Mecobooks – vũ trụ sách để khám phá thêm nhiều bài học giá trị, giúp bạn nâng tầm hiệu suất và kiến tạo một cuộc sống ý nghĩa hơn!